Cuando hablamos de licitaciones, una de las preguntas más frecuentes entre los participantes es si la fianza se devuelve una vez concluido el proceso. Este concepto es un aspecto esencial para asegurar que los compromisos asumidos en una licitación se cumplan en tiempo y forma. Sin embargo, comprender cuándo y cómo se devuelve la fianza es fundamental para cualquier licitador. Aquí te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.

Qué es una fianza

Una fianza, también conocida en algunos países como garantía, es un contrato emitido por una entidad financiera, llamada afianzadora, que se compromete a cubrir una suma específica de dinero si la persona o empresa respaldada, conocida como afianzado, no cumple con las obligaciones acordadas. 

Este respaldo financiero asegura que las responsabilidades estipuladas en un contrato—sean de índole civil, mercantil, fiscal o laboral—se cumplirán, proporcionando tranquilidad y seguridad a las partes involucradas. 

Qué es una fianza en el contexto de las licitaciones

Una fianza es una garantía financiera solicitada generalmente a los participantes en una licitación pública o privada, destinada a asegurar que cumplirán con los términos establecidos en el contrato en caso de resultar adjudicados. 

Este tipo de fianza puede cubrir varias etapas del proceso y está diseñada para proteger los intereses de la entidad convocante frente a incumplimientos o falta de ejecución de las obligaciones.

Existen diferentes tipos de fianzas en el ámbito de las licitaciones, y cada una tiene sus características específicas:

  • Fianza de seriedad de la oferta: También conocida como fianza de sostenimiento de oferta, se solicita para asegurar que el licitante se compromete a cumplir los términos de su propuesta.
  • Fianza de cumplimiento de contrato: Garantiza que el licitador, una vez adjudicado, cumplirá con todas las cláusulas y condiciones del contrato.
  • Fianza de anticipo: Se utiliza cuando la entidad licitadora otorga un anticipo financiero para que el adjudicatario inicie las obras o servicios.

Cada una de estas fianzas responde a situaciones específicas y cuenta con condiciones particulares sobre su devolución.

Cuándo se devuelve la fianza

El momento en el que se devuelve la fianza varía en función del tipo de fianza y las condiciones estipuladas en el contrato de licitación. 

En términos generales, las fianzas de seriedad de la oferta y de anticipo suelen devolverse una vez finalizado el proceso de selección o después de que se haya cumplido con los términos del anticipo, respectivamente.

Fianza de seriedad de la oferta

La fianza de seriedad de la oferta generalmente se devuelve a los licitantes no adjudicados al finalizar el proceso de selección. 

Para el licitador adjudicado, esta fianza puede mantenerse hasta que se formalice el contrato, momento en el cual se sustituye o se libera en favor de otra fianza, como la de cumplimiento de contrato. 

La devolución de esta fianza puede ser rápida, pero dependerá del reglamento de la entidad contratante.

Fianza de anticipo

La devolución de la fianza de anticipo está vinculada al reintegro y correcto uso del adelanto por parte del adjudicatario. 

Es decir, una vez que la entidad licitadora verifica que el anticipo otorgado se utilizó correctamente y el trabajo avanza según el cronograma acordado, se procede a la liberación de esta garantía. 

Este proceso suele realizarse en fases, a medida que se cumple con las etapas del contrato.

Fianza de cumplimiento de contrato

Este tipo de fianza se libera una vez que el contrato ha sido completado en su totalidad y la entidad contratante ha verificado el cumplimiento de todas las obligaciones por parte del licitador. 

En algunos casos, se establece un plazo de espera tras la finalización del contrato antes de liberar la fianza, para asegurar que no existen defectos en la ejecución o irregularidades que requieran corrección.

Qué factores pueden afectar la devolución de la fianza

Existen varios factores que pueden influir en la devolución de la fianza, y es importante que los licitadores los conozcan:

  • Incumplimiento de contrato: Si el adjudicatario incumple alguno de los términos del contrato, la entidad licitadora tiene derecho a ejecutar la fianza para cubrir cualquier daño o perjuicio ocasionado.
  • Resolución del contrato: En caso de que el contrato se rescinda antes de su conclusión, puede dificultarse o posponerse la devolución de la fianza.
  • Defectos en la ejecución: Si la entidad encuentra que el trabajo realizado presenta deficiencias, puede retener la fianza hasta que estos problemas sean solucionados.
  • Demora en los plazos de entrega: Si el adjudicatario no cumple con los plazos de entrega, la entidad puede ejecutar la fianza en compensación por los perjuicios ocasionados por el retraso.

Cuáles son los procedimientos para solicitar la devolución de la fianza

Una vez cumplidas las condiciones establecidas en el contrato, el licitador debe seguir un procedimiento para solicitar la devolución de la fianza. 

Este procedimiento puede variar según la entidad, pero generalmente incluye los siguientes pasos:

  1. Solicitud formal: El licitador debe presentar una solicitud formal de devolución, anexando los documentos que acrediten el cumplimiento de sus obligaciones.
  2. Revisión por parte de la entidad: La entidad evaluará el cumplimiento del contrato y revisará que no existan reclamos o defectos en la ejecución.
  3. Liberación de la fianza: Si la entidad considera que el contrato se cumplió de acuerdo con los términos estipulados, procederá a la liberación de la fianza, lo que generalmente se traduce en la devolución de la suma inicialmente depositada o la cancelación de la póliza correspondiente.

Este proceso puede llevar algunas semanas, y en ocasiones meses, dependiendo de los procedimientos internos de la entidad contratante.

Qué sucede si la entidad tarda en devolver la fianza

En ocasiones, las entidades pueden retrasarse en la devolución de la fianza debido a sus propios procedimientos internos. 

En estos casos, el licitador tiene derecho a solicitar información sobre el estado del trámite y los motivos del retraso. 

Si consideras que la demora es injustificada, puedes presentar un recurso o reclamo formal ante la entidad contratante o, en algunos casos, recurrir a instancias legales.

Qué pasa si la entidad decide ejecutar la fianza

La ejecución de la fianza ocurre cuando la entidad contratante considera que el licitador no ha cumplido con alguna o todas las condiciones del contrato. 

En este caso, la fianza se convierte en una herramienta para cubrir posibles pérdidas o costos adicionales ocasionados por el incumplimiento.

Casos comunes de ejecución de fianzas

Algunos de los escenarios en los que una entidad puede decidir ejecutar la fianza incluyen:

  • Abandono de proyecto: Si el adjudicatario deja de cumplir con sus obligaciones sin justificación, la entidad puede ejecutar la fianza.
  • Falta de calidad en los trabajos realizados: En proyectos donde la calidad es fundamental, la entidad puede ejecutar la fianza si detecta que el trabajo no cumple con los estándares de calidad requeridos.
  • Retrasos graves: En contratos con plazos estrictos, el incumplimiento de los tiempos de entrega puede ser razón para ejecutar la fianza.

Es importante que los licitadores comprendan que, en caso de ejecución de la fianza, la entidad puede utilizar el monto de la misma para compensar cualquier daño o perjuicio causado, y que este proceso es irreversible.

Consejos para asegurar la devolución de tu fianza

Para evitar problemas y asegurar que tu fianza se devuelva en tiempo y forma, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

  1. Cumple con todos los términos del contrato: Lee cuidadosamente todas las cláusulas del contrato y asegúrate de cumplir cada una de ellas.
  2. Mantén una comunicación constante con la entidad contratante: Si existen cambios en el proyecto o imprevistos que afecten los plazos, comunícalos a tiempo para que la entidad esté al tanto de las dificultades.
  3. Documenta todo el proceso: Guarda un registro detallado de cada etapa del contrato, ya que esto puede ayudarte en caso de que surja algún problema.
  4. Solicita la devolución de la fianza de forma oportuna: Una vez cumplido el contrato, no demores en solicitar la devolución, ya que algunas entidades pueden establecer plazos específicos para presentar esta solicitud.

Conclusión

La devolución de una fianza en licitaciones es un tema que depende de múltiples factores, incluyendo el tipo de fianza, el cumplimiento de las obligaciones contractuales y los procedimientos de la entidad contratante. 

Comprender estos aspectos y actuar de acuerdo con las recomendaciones puede ayudarte a asegurar una devolución sin contratiempos y a proteger tus intereses financieros en futuros proyectos de licitación.

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