El Mercado Público en Chile es una plataforma gestionada por ChileCompra, que permite a los organismos del Estado adquirir bienes y servicios de proveedores inscritos en el sistema. Si eres proveedor del Estado, es probable que en algún momento recibas una Orden de Compra (OC). Aceptar una Orden de Compra del Mercado Público es un paso fundamental para que la compra se ejecute formalmente.

En este artículo te explicaremos cómo aceptar una Orden de Compra del Mercado Público, las consideraciones importantes que debes tener en cuenta, y algunos consejos para gestionar correctamente las OC en la plataforma de Mercado Público.

Qué es una Orden de Compra

Una Orden de Compra (OC) es un documento electrónico emitido por un organismo público a través del sistema del Mercado Público. 

Este documento especifica las condiciones de la adquisición, como el bien o servicio requerido, el precio unitario, los plazos de pago, y el método de despacho.

Cada orden tiene un código único que la identifica dentro del sistema​.

Es importante entender que una OC actúa como un compromiso de compra por parte del Estado y debe ser aceptada por el proveedor para que la transacción sea válida. 

Si eres proveedor del Estado, recibirás órdenes de compra a través del sistema mercadopublico.cl, que es la plataforma oficial para gestionar compras públicas en Chile.

Componentes de una Orden de Compra

Una OC típica incluye la siguiente información:

  • Código único de la OC.
  • Fecha de emisión.
  • Información del comprador (organismo público).
  • Descripción del bien o servicio adquirido.
  • Precio unitario y monto total.
  • Plazos de entrega y métodos de despacho.
  • Condiciones de pago.

Es fundamental revisar cuidadosamente todos estos datos antes de aceptar la orden, ya que esta información determinará cómo se llevará a cabo la entrega y el pago del bien o servicio​.

Cómo aceptar una Orden de Compra en el Mercado Público

Paso 1: Acceder a tu cuenta en Mercado Público

Para aceptar una OC, primero debes acceder a tu cuenta de proveedor en la plataforma mercadopublico.cl. Utiliza tus credenciales para iniciar sesión y, una vez dentro, dirígete a la sección de gestión de órdenes de compra.

Paso 2: Localizar la Orden de Compra

En tu escritorio de proveedor, encontrarás un menú que te permitirá buscar y gestionar tus órdenes de compra. 

Elige la opción "Búsqueda y Gestión de Órdenes de Compra". Aquí podrás realizar una búsqueda utilizando el número de OC o filtrar las órdenes por estado​.

Paso 3: Revisar la Orden de Compra

Antes de aceptar la OC, es esencial que revises todos los detalles. Verifica que la información como el precio, la cantidad, los plazos de entrega, y las condiciones de pago se correspondan con lo que se acordó en la licitación o trato directo. 

Si detectas algún error o discrepancia, puedes rechazar la OC, pero debes justificar tu decisión, ya que el rechazo injustificado puede conllevar sanciones​.

Paso 4: Aceptar la Orden de Compra

Una vez verificada la información, debes dirigirte al menú "Acciones" en el costado derecho de la pantalla. 

Allí, selecciona la opción "Evaluar". Dentro de esta sección, podrás aceptar la OC. 

Si tienes varias órdenes pendientes, también puedes aceptar de manera masiva seleccionando las órdenes deseadas y haciendo clic en "Aceptar Órdenes Seleccionadas"

Paso 5: Confirmar la aceptación

Cuando aceptas la OC, el estado de la orden cambiará a "Aceptada", lo que formaliza la transacción. A partir de este momento, puedes proceder a la entrega de los bienes o la prestación del servicio​.

Consideraciones al aceptar una Orden de Compra

Revisión detallada

Una revisión minuciosa de la OC es fundamental. Al aceptar una orden, te comprometes a cumplir con los términos indicados, por lo que cualquier error o inconsistencia debe ser identificado y corregido antes de la aceptación​.

Plazos de aceptación

Si bien no existe un plazo definido para aceptar una OC, es recomendable hacerlo en un tiempo razonable. 

Según la normativa de compras públicas, el organismo comprador puede cancelar unilateralmente la OC si no se acepta dentro de un tiempo prudente, especialmente si han pasado 24 horas desde que el organismo solicitó la cancelación​.

Gestión de Órdenes de Compra

Además de aceptar y rechazar órdenes, como proveedor también puedes realizar otras gestiones en la plataforma. 

Por ejemplo, puedes consultar el estado de las órdenes de compra y revisar la recepción conforme de los productos o servicios entregados​.

Consejos para una gestión eficiente de las Órdenes de Compra

Mantén la información actualizada

Es fundamental que tu información en la plataforma de Mercado Público esté siempre actualizada, especialmente los datos bancarios, ya que los organismos públicos realizan los pagos por transferencia​.

Usa las herramientas disponibles

La plataforma del Mercado Público te ofrece diversas herramientas para gestionar tus OC, desde la búsqueda avanzada hasta la aceptación masiva de órdenes. Aprovecha estas funcionalidades para optimizar tu proceso de gestión​.

Evita sanciones

Rechazar una OC sin una justificación válida puede acarrear sanciones, como el cobro de boletas de garantía. Asegúrate de justificar correctamente cualquier rechazo para evitar problemas futuros​.

La importancia de una correcta gestión de las Órdenes de Compra en el Mercado Público

Aceptar una Orden de Compra del Mercado Público en Chile es un proceso esencial para formalizar tus transacciones como proveedor del Estado. 

La revisión detallada de la orden, el conocimiento de los plazos y el uso adecuado de las herramientas disponibles en la plataforma de Mercado Público son clave para una gestión exitosa. 

Al aceptar una OC, no solo aseguras el cumplimiento del contrato, sino que también garantizas que recibirás el pago correspondiente por tus servicios o productos.

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