Cuando piensas en contratar a alguien para tu empresa, lo primero que seguramente se te viene a la mente es el sueldo que le vas a pagar. Pero lo cierto es que el sueldo es solo una parte del costo real que tendrás que asumir. A la hora de sacar cuentas, es fundamental que entiendas bien el costo empresa de un trabajador, porque de eso depende que puedas planificar tu presupuesto de manera realista y evitar sorpresas en el camino.

En Chile, calcular este costo implica considerar varios factores obligatorios por ley, además de otros opcionales que muchas veces las empresas ofrecen para hacer más atractivos sus puestos de trabajo. Vamos a ver todo lo que debes tener en cuenta para calcularlo bien.

¿Qué es el costo empresa de un trabajador?

El costo empresa de un trabajador es el total de dinero que una empresa paga para tener a un empleado.

Esto incluye no solo su sueldo líquido, sino también todos los aportes legales y beneficios adicionales que la ley o el contrato establezcan. En otras palabras, no basta con pensar en el sueldo que aparece en el contrato. 

Además de eso, como empleador debes cubrir una serie de gastos adicionales que se suman cada mes: cotizaciones previsionales, seguros, beneficios voluntarios, y a veces hasta capacitaciones o bonos especiales.

Así que si alguna vez pensaste que contratar a alguien era solo pagar su sueldo... la realidad es que el costo final puede ser entre un 25% y 35% mayor que el monto acordado de sueldo base. Y esto puede variar según el tipo de contrato, el sector en el que trabajas y los beneficios que entregues.

¿Qué incluye el costo empresa en Chile?

Para calcular el costo empresa correctamente, necesitas considerar varios componentes, tanto legales como voluntarios.

Sueldo base

Es el pago mensual pactado en el contrato de trabajo, antes de descuentos o bonificaciones.

Gratificación legal

En Chile, si no pagas la gratificación legal por el sistema del prorrateo, debes considerar el pago de una gratificación anual equivalente al 25% de las remuneraciones devengadas por el trabajador, con un tope de 4,75 ingresos mínimos mensuales.

Cotizaciones previsionales

Aquí entran varios ítems obligatorios:

  • AFP: La cotización obligatoria de pensión (aproximadamente un 10% de la renta imponible más la comisión).
  • Salud: El 7% de la renta imponible destinado a Fonasa o a una Isapre.
  • APV (Ahorro Previsional Voluntario), si el trabajador decide realizarlo y si tú como empresa también contribuyes de alguna forma.

Seguro de Cesantía

Un aporte obligatorio que financia el seguro de desempleo:

  • 0,6% lo paga el trabajador.
  • 2,4% lo paga el empleador.

Seguro de Accidentes del Trabajo

Corresponde a un porcentaje de la renta imponible que cubre riesgos de accidentes laborales y enfermedades profesionales. La tasa básica es de 0,90%, pero puede variar dependiendo del riesgo de la actividad económica.

Otros beneficios

Aquí puedes considerar aportes voluntarios que algunas empresas ofrecen, como:

  • Bonos de desempeño.
  • Aguinaldos de Fiestas Patrias o Navidad.
  • Seguros de vida o de salud complementarios.
  • Bonificaciones por movilización, alimentación, etc.

Cada beneficio adicional suma al costo final que tendrás que cubrir como empleador.

Fórmula para calcular el costo empresa de un trabajador

Aunque puede sonar complicado, en realidad calcular el costo empresa se resume en una fórmula bastante sencilla:

Costo Empresa = Sueldo Bruto + Cotizaciones Legales + Beneficios Adicionales

Veámoslo paso a paso para que quede más claro:

  1. Parte del sueldo bruto: Esto incluye no solo el sueldo base, sino también cualquier tipo de bonificación imponible (por ejemplo, comisiones).
  2. Suma las cotizaciones obligatorias: Calcula cuánto corresponde pagar de AFP, salud, seguro de cesantía y seguro de accidentes, recordando que algunos porcentajes los asume la empresa.
  3. Agrega los beneficios adicionales: Si entregas bonos, seguros o cualquier aporte adicional, también debes sumarlo al cálculo.

De esta forma, llegarás a un monto más realista de lo que te costará cada trabajador cada mes. Y si quieres ir un paso más allá, podrías también proyectar este costo anual para tomar mejores decisiones financieras a mediano plazo.

Más allá del sueldo: Lo que también debes calcular

Hasta ahora hemos hablado de los costos visibles, esos que aparecen en cualquier simulador de cotizaciones o cálculo de sueldo.

Pero la realidad es que tener a un trabajador en tu empresa implica gastos asociados que a veces no son tan evidentes... y que, si no los consideras desde el principio, pueden desordenar tu presupuesto más de lo que imaginas.

Aquí te cuento cuáles son esos costos adicionales que también deberías tener en mente:

Capacitación

Invertir en capacitación no siempre es opcional. Muchas veces necesitarás cursos, certificaciones o entrenamientos para que tu equipo se mantenga actualizado. Estos costos pueden ser esporádicos o recurrentes, dependiendo del rubro donde trabajes.

Equipamiento y herramientas de trabajo

Un computador, un escritorio, una silla ergonómica, software licenciado, teléfono corporativo… todo eso también tiene un valor. Y aunque es una inversión que puedes amortizar en el tiempo, debes considerarlo en el costo total de tener a un trabajador.

Costos de gestión administrativa

El tiempo que tu equipo de Recursos Humanos o tú mismo destinan a gestionar contratos, remuneraciones, vacaciones, licencias médicas o finiquitos también representa un costo indirecto. Puede que no lo notes en un gasto mensual separado, pero es un uso de recursos que impacta en la operación.

Licencias médicas y reemplazos

Cuando un trabajador se ausenta por enfermedad, no siempre es tan simple como esperar su regreso. Muchas veces necesitas cubrir su puesto temporalmente, lo que implica contratar reemplazos o redistribuir tareas, generando costos adicionales o bajando la productividad.

Rotación de personal

Cada vez que un colaborador se va, pierdes tiempo, dinero y conocimiento. El proceso de reclutamiento, inducción y capacitación de un nuevo empleado implica nuevos gastos. Una alta rotación puede disparar tu costo empresa más de lo que parece.

Tener en cuenta estos factores ocultos no significa que debas asustarte al contratar, sino que puedas planificar mejor y construir equipos sostenibles en el tiempo. 

Mientras más realista seas con tus cálculos, más saludable será tu estructura de costos.

¿Qué pasa con el costo empresa si sube el sueldo mínimo?

Cada vez que hay un reajuste del sueldo mínimo en Chile, el costo empresa también sube. Y no se trata solo del aumento directo en el sueldo base; el impacto es más grande porque todos los aportes legales se calculan en función de ese sueldo.

Por ejemplo, si el sueldo mínimo sube en $20.000, no solo pagarás $20.000 más de sueldo. También subirán proporcionalmente los montos que debes aportar a la AFP, al sistema de salud, al seguro de cesantía y al seguro de accidentes del trabajo. Todo se arrastra en cadena.

Así que, si tienes trabajadores que reciben el sueldo mínimo o remuneraciones cercanas a ese monto, es muy importante que actualices tus cálculos cada vez que se anuncia un reajuste. De lo contrario, podrías subestimar tus costos y afectar la estabilidad de tu presupuesto.

Cómo impacta en el presupuesto de la empresa

Un aumento del sueldo mínimo puede sonar pequeño en cifras individuales, pero si tienes varios trabajadores, el impacto acumulado en el presupuesto anual puede ser considerable.

Y no solo por el ajuste en los salarios, sino también porque todos los aportes legales y beneficios se calculan en función de esas nuevas bases.

Por eso, siempre es recomendable:

  • Anticipar los cambios legales que puedan venir.
  • Simular distintos escenarios de aumento.
  • Ajustar los presupuestos de remuneraciones y de costos de operación.

Esta planificación te permite no solo cumplir con la ley de manera tranquila, sino también proteger la salud financiera de tu empresa.

¿Existen herramientas online para calcular el costo empresa de un trabajador?

Afortunadamente, hoy existen varias herramientas online que te permiten estimar el costo empresa de un trabajador de manera rápida y bastante precisa.

Estas plataformas generalmente te piden ingresar datos como el sueldo bruto, tipo de contrato, y algunas condiciones específicas, y luego te entregan una estimación detallada de cuánto te costará mensualmente mantener a ese trabajador.

Aunque cada herramienta tiene sus propias particularidades, en general te ayudan a visualizar de manera simple y práctica los distintos componentes del costo, como las cotizaciones previsionales, seguros, y otros aportes legales.

Eso sí, recuerda siempre verificar los parámetros (como porcentajes de cotización o topes imponibles) para asegurarte de que están actualizados al año en curso.

Errores comunes al calcular el costo empresa de un trabajador

A pesar de toda la información disponible, todavía es muy frecuente que se cometan errores al calcular el costo empresa. 

Aquí te comparto algunos de los más comunes:

No considerar todos los ítems A veces se suman solo sueldo y cotizaciones básicas, pero se olvidan elementos como seguros complementarios, gratificaciones o bonos que forman parte del paquete real de costos.

No actualizar cotizaciones con cambios de ley Cada cierto tiempo, los porcentajes de cotizaciones previsionales o los topes imponibles pueden cambiar. Si no actualizas esos datos en tus cálculos, puedes terminar planificando con información desfasada.

No calcular el costo real de beneficios adicionales Ofrecer seguros, capacitaciones o bonos puede ser una excelente estrategia de retención, pero también representan un gasto real que debes integrar en tu proyección de costos.

Ser consciente de estos errores te permite mejorar tus decisiones y manejar mejor la planificación de tu equipo y tus finanzas.

Una mejor forma de tener control sobre tus costos

Calcular el costo empresa de un trabajador de manera precisa es fundamental, pero también es solo el primer paso.

Si quieres que tu empresa crezca de forma ordenada y sostenible, necesitas tener un control completo sobre tus costos y flujos de caja.

En esa línea, el software de gestión de Maxxa puede ser un gran aliado para monitorear en tiempo real tus ingresos, egresos y gastos operacionales, permitiéndote tomar decisiones informadas para optimizar tus recursos, proyectar mejor tus necesidades de caja y evitar sorpresas a fin de mes.

Así, podrás administrar tu empresa de manera más estratégica y enfocada en el crecimiento.