En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la gestión inteligente de los recursos son clave para el éxito. ¿Cómo saber si tu empresa está alcanzando su máximo potencial en términos de productividad y coordinación interna?

Descubre las señales de que es el momento de adoptar un ERP, una herramienta vital para optimizar tus operaciones empresariales.

¿Qué es un Sistema ERP?

Un ERP, o Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés, es un sistema de gestión completo que integra y organiza información esencial de diversas áreas de una empresa en una única plataforma. Desde facturación y finanzas hasta ventas, un ERP abarca todos los aspectos cruciales de las operaciones empresariales.

¿Para Qué Sirve un ERP?

La función principal de un ERP es mejorar la eficiencia y la transparencia en la gestión de los recursos empresariales. Al centralizar datos y procesos, un ERP facilita la toma de decisiones informadas y agiliza las operaciones diarias. Permite una visión panorámica de la empresa, favoreciendo la colaboración entre departamentos y optimizando la utilización de recursos.

ERP en el Contexto Chileno

De un universo de más de un millón y medio de empresas facturadoras en Chile, nos encontramos con un alto número de ellas que aún no adopta soluciones tecnológicas como un sistema ERP. Los beneficios de integrar esta soluciones en las operaciones son diversas. Más adelante, detallaremos algunas de ellas, pero por ahora, te presentamos un dato interesante.

Solo un 9% de las empresas en Chile ha adoptado un software de mercado para llevar la gestión de la facturación electrónica de sus negocios, mientras que el 91% restante opera con el Sistema de Facturación Gratuito del SII.  Esta disparidad revela una oportunidad significativa para que las empresas aprovechen las ventajas de las soluciones de mercado y mejoren su eficiencia operativa y competitividad en el entorno empresarial actual.

Beneficios de un Sistema ERP

Un sistema ERP es una herramienta muy eficaz para optimizar los procesos de tu empresa, teniendo como beneficios los siguientes:

Reducción de Errores: Al automatizar procesos manuales propensos a errores, un sistema ERP minimiza la posibilidad de errores humanos. Esto es especialmente importante en áreas como la contabilidad y la facturación, donde la precisión es crucial.

Mejora la Eficiencia: Al eliminar redundancias y automatizar procesos, un ERP aumenta la eficiencia operativa, permitiendo a los empleados centrarse en tareas estratégicas en lugar de en tareas rutinarias.

Ahorro de Costos: Al mejorar la eficiencia operativa, reducir la incidencia de errores y minimizar trabajos duplicados, un sistema ERP puede generar ahorros significativos de costos para la pyme a largo plazo.

Toma de Decisiones Informada: Con acceso a datos en tiempo real, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas basadas en información precisa y actualizada.

Coordinación Interdepartamental: La integración de datos promueve una comunicación más fluida entre los diferentes departamentos, mejorando la colaboración y la coherencia en toda la organización.

Adaptabilidad y Escalabilidad: Los sistemas ERP están diseñados para ser escalables y adaptarse al crecimiento de la empresa. Esto es esencial para las pymes que buscan expandirse sin tener que cambiar constantemente de sistema.

Señales que Indican que Necesitas un ERP

Ahora, vamos a lo que nos convoca en este artículo. ¿Cuáles son las señales que indican que necesitas un sistema ERP en tu pyme? A continuación, te presentamos alguna de ellas, que sin duda deberás tener en cuenta.

Duplicación de Datos: Si encuentras que la misma información se introduce repetidamente en diferentes sistemas, es una señal de que la integración de un software ERP es necesaria. La duplicación de datos no solo es propensa a errores, sino que también consume tiempo y recursos. Un ERP elimina esta redundancia al centralizar la información, asegurando coherencia y precisión en todos los departamentos.

Falta de Coherencia en los Informes: La generación de informes incoherentes o contradictorios es un indicativo de que la gestión de datos necesita una revisión, por lo que la introducción de un sistema ERP en tu empresa es necesaria.

Retrasos en la Toma de Decisiones: Si las decisiones se demoran debido a la dificultad para acceder a la información clave, un ERP puede agilizar este proceso. La agilidad es esencial en los negocios. Un ERP ofrece acceso rápido a datos actualizados, acelerando el proceso de toma de decisiones y mejorando la capacidad de respuesta de la empresa ante cambios en el entorno.

Procesos Manuales Prolongados: La dependencia de procesos manuales lentos y propensos a errores indica la necesidad de automatización que un ERP puede ofrecer. Los procesos manuales son ineficientes y sujetos a errores humanos. Un ERP automatiza tareas rutinarias, reduciendo el tiempo dedicado a actividades repetitivas y mejorando la precisión.

Desconexión entre Departamentos: Si los departamentos operan como entidades aisladas, sin compartir información eficientemente, un ERP puede mejorar la coordinación interdepartamental.

¿Cuáles son las opciones de software ERP para pymes en Chile?

En Chile, existe una gran variedad de sistemas ERP para empresas. Con una variedad de opciones disponibles, es crucial explorar las soluciones que se alineen con las necesidades específicas de tu pyme. A continuación, te presentamos algunas de las opciones disponibles.

Defontana

Defontana es uno de los proveedores de software ERP más usados en Chile. Este sistema contiene herramientas de gestión y planificación de recursos empresariales ideal para medianas empresas. Es un sistema escalable a la medida de cada tipo de empresa, que ofrece funcionalidades y herramientas integradas de manera gradual según las necesidades y requerimientos del negocio. Se destacan sus funciones de gestión financiera, administración de pedidos e inventarios, contabilidad y creación de informes.

Softland

Softland es otro de los sistemas ERP disponibles en el mercado para las pequeñas y medianas empresas chilenas. Contiene múltiples canales de venta con un sistema de seguridad de usuarios basado en permisos administrables. Es posible visualizar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, generando informes completos y personalizables. No requiere instalación o integraciones previas, y posee una interfaz de usuario fácil de usar. Entre las funcionalidades más destacadas incluye la gestión de finanzas y capital humano, área comercial y de negocios, y operaciones.

Nubox

Nubox es otra de las opciones disponibles en cuanto a ERP se refiere. Este sistema está enfocado en simplificar y agilizar la gestión administrativa a través de una completa plataforma con funcionalidades desde facturación hasta contabilidad. Es un sistema fácil de usar y adaptable de acuerdo a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Entre las funciones a destacar se encuentran facturación y administración, software contable y gestión de tesorería.

Chipax

Chipax es un sistema ERP en tiempo real para la administración de las finanzas de las pymes que sincroniza automáticamente toda la información financiera para entregar herramientas de automatización de gestión, tales como flujo de caja y resultado operacional. Es un software que se integra con el Servicio de Impuestos Internos y distintas entidades bancarias con el fin de tener toda la información financiera en un mismo lugar. Su enfoque es en pequeñas, medianas y grandes empresas.

Kame

Kame es un software ERP en la nube diseñado para pequeñas y medianas empresas. Reúne todas las operaciones contables y financieras de la pyme en un solo sistema administrable. Entre sus funciones destacadas, permite automatizar procesos como la facturación, conocer el estado financiero de tu empresa, otorgar permisos según usuario, y generar informes financieros personalizados. Su sistema se encuentra sincronizado con el Servicio de Impuestos Internos, por lo que encontrarás información de tu empresa actualizada.

Maxxa

Finalmente, te contamos sobre el Software de Gestión Maxxa, un software ERP de facturación, ventas y finanzas en la nube, diseñado exclusivamente para micro, pequeñas y medianas empresas. Posee una interfaz fácil de usar y sin instalaciones. Se sincroniza con el Servicio de Impuestos Internos para traer tu información histórica y en tiempo real. Entre sus funcionalidades, se destacan cotizaciones, ingresos y egresos, conciliación bancaria inteligente, informes personalizados, automatización de facturación y otros procesos, e ingresos y egresos. Este sistema ERP cuenta con una versión gratuita de por vida para facturar ilimitadamente, controlar quién, cuánto y qué te deben, registrar pagos de clientes, entre otras funciones.

Sistema de Facturación

Conclusión

La implementación de un ERP no es un lujo, sino una necesidad. Las señales de que tu empresa necesita un ERP son claras: desde la falta de coordinación interna hasta procesos manuales prolongados. La elección del ERP correcto dependerá de la naturaleza y tamaño de tu empresa, pero la inversión en una solución integral será el impulso que necesitas para alcanzar nuevos niveles de eficiencia y competitividad. No esperes a que las señales se vuelvan críticas; adelántate y lleva tu empresa al siguiente nivel con un sistema ERP eficaz.