Te contamos qué es una nota de crédito, qué debe incluir una y en qué casos se usa este tipo de documento de contabilidad.

Las notas de crédito juegan un papel importante en el proceso de facturación, aunque no siempre se usan con frecuencia, por lo que pueden ser un poco confusas de entender.

En este artículo, desmitificamos las notas de crédito para que sepas exactamente cuándo y cómo usarlas.

Te guiaremos a través de la información detallada que debes incluir cada vez que requieras emitir una nota de crédito.

Qué es una nota de crédito

Una nota de crédito es un documento legal oficial, al igual que una factura o una orden de compra, que los proveedores proporcionan a sus clientes para notificarles que se está aplicando un crédito a su cuenta.

Es una forma de emitir devoluciones totales o parciales de facturas que ya hayan sido emitidas o pagadas y que haya habido un error de emisión u otra situación que requiera que se realice una devolución.

Algunas de las razones por las que se emite una nota de crédito son:

  • El cliente devolvió bienes o rechazó servicios
  • Hubo un sobrepago en la factura original
  • Las mercancías se dañaron de alguna forma durante el transporte
  • Para qué sirve una nota de crédito
  • Debes emitir una nota de crédito cuando exista la necesidad de cancelar total o parcialmente una factura ya emitida.

Esto se hace para mantener los registros de contabilidad en orden, ya que las facturas no se pueden eliminar ni editar una vez emitidas.

Las notas de crédito permiten eliminar el monto de la factura de los registros financieros sin eliminar la factura en sí.

También puedes emitir una nota de crédito en caso de que un cliente realice un cambio en un pedido después de que se haya emitido una factura.

A veces, los vendedores emiten créditos a un comprador como un acto de buena voluntad en situaciones en las que el acuerdo de ventas original no tenía una política de reembolso explícita para los artículos devueltos. Esto permite al comprador cambiar los artículos comprados por otros que ofrece el vendedor.

Importancia de las notas de crédito

Las notas de crédito son fundamentales en el ámbito empresarial porque permiten mantener la exactitud en los registros contables y fiscales, lo que es crucial para la contabilidad y el cumplimiento legal. Cuando se presenta un error en la facturación o se requiere realizar un ajuste por concepto de devolución de bienes, reembolsos o descuentos aplicados, este documento se convierte en la herramienta ideal para corregir esas discrepancias sin necesidad de modificar las facturas emitidas, las cuales no pueden ser eliminadas ni alteradas.

Además, las notas de crédito tienen una importancia estratégica en las relaciones comerciales. Emitir una nota de manera correcta y oportuna contribuye a mejorar la confianza y la satisfacción del cliente, dado que demuestra un compromiso con la transparencia y la atención a los detalles. Esto es especialmente relevante en situaciones donde se aplican devoluciones o cambios en productos después de la transacción.

También, en términos tributarios, las notas de crédito juegan un papel importante al permitir ajustes en los impuestos aplicados, evitando que tanto las empresas como los clientes asuman cargas fiscales indebidas. De esta manera, se optimiza el manejo de impuestos como el IVA, garantizando que el proceso de devolución se realice correctamente dentro de los plazos estipulados.

Qué incluir en una nota de crédito

El proveedor debe incluir los productos, las cantidades y los precios del producto o servicio acordados por ambas partes de las ventas a realizar.

La nota de crédito normalmente hace referencia a la factura original y establece el motivo de la nota de crédito, como un error en la facturación o un descuento aplicado.

El crédito se puede proporcionar al cliente en forma de dinero o se puede aplicar a futuras compras como descuento.

Generalmente, los vendedores optan por aplicarlo a compras futuras en lugar de ofrecer en efectivo por concepto de reembolso.

Para fines administrativos y de grabación para ambas partes, es mejor incluir también lo siguiente:

  • La fecha de emisión de la nota de crédito
  • El número de nota de crédito (esto se puede vincular al número de factura). Al igual que el número de factura, se agrega para garantizar una fácil búsqueda en su sistema
  • Número de referencia del cliente
  • Términos de pago
  • Datos de contacto

Sin embargo, no todas las empresas proporcionan toda esta información en sus notas de crédito. Algunos no incluyen las condiciones de pago ni los datos de contacto.

Si la factura original incluía el IVA, deberá emitir una nota de crédito del IVA correspondiente, que incluya los detalles de la factura junto con el monto antes del IVA.

¿Cuál es el tratamiento tributario aplicable?

Este tipo de Documento Tributario Electrónico no conlleva ninguna carga impositiva adicional, dado que los impuestos correspondientes debieron ser abonados en el momento de la transacción de ventas original. Tu responsabilidad en este caso es restar la porción de impuestos que pagaste y que se devuelve al contribuyente.

Por otro lado, quien recibe dicha devolución está obligado a reducir su crédito fiscal durante el mismo período tributario en que la recibe, eliminando así la carga fiscal pagada "en exceso" por concepto de facturación incorrecta.

¿Cuál es el procedimiento para cancelar una nota de crédito?

En la actualidad, revocar una nota de crédito resulta bastante sencillo: solo se requiere contar con un software de facturación electrónica que permita su generación de manera automatizada y sin errores. Además, este software debe posibilitar la cancelación de la factura original sin ocasionar discrepancias en los registros de contabilidad ni afectar la declaración subsiguiente del IVA.

¿Cuál es el nuevo plazo para la emisión de una nota de crédito?

La Ley Nº 21.398, promulgada el 24 de diciembre de 2021, establece que el plazo actual para la emisión de una nota de crédito es de 6 meses.

En caso de que un emisor de facturas no realice el ajuste requerido para una operación incorrecta dentro del plazo establecido mediante la generación de una nota de crédito, el Servicio de Impuestos Internos (SII) tomará medidas.

Es importante destacar que para que el SII realice esta anulación, debe ser solicitada por el contribuyente que está efectuando una deducción indebida debido a una venta sin efecto.

En el contexto tributario chileno, esta medida puede considerarse como una flexibilidad adicional. Anteriormente, la legislación establecía que si la nota de crédito se emitía después de tres meses de la transacción, el vendedor no podía reducir su débito fiscal de IVA.

Es importante tener en cuenta que no existe ninguna disposición legal que prohíba la reducción de varias facturas mediante una misma nota de crédito, ni la emisión de dos o más de estos documentos asociados a una misma factura.

Conclusión

Las notas de crédito son una herramienta esencial en la contabilidad y gestión financiera de las empresas, ya que permiten corregir errores en las facturas y realizar ajustes necesarios de manera formal. Su correcta emisión y manejo garantizan que los registros de ventas y cancelación de facturas se mantengan en orden, lo que es crucial para evitar discrepancias y problemas futuros tanto con clientes como con entidades regulatorias como el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Emitir una nota de crédito es más que un simple trámite administrativo. Es un procedimiento que, al realizarse adecuadamente, refleja el compromiso de la empresa con la transparencia y el buen manejo de sus operaciones. Además, permite mantener un control claro sobre los flujos de dinero, especialmente cuando se producen devoluciones, cambios de productos o descuentos aplicados después de la emisión de la factura original.

Uno de los puntos clave es asegurarse de incluir toda la información necesaria en la nota de crédito, como el motivo de su emisión, los datos del cliente y las referencias a la factura original. De esta manera, se minimiza el riesgo de cometer errores que puedan complicar la cancelación o rectificación de la factura inicial.