¿Te han rechazado una factura y no sabes cómo proceder? Entonces estás en el lugar correcto, te contamos de manera breve cómo enfrentar esta problemática para que puedas resolver tus dudas y actuar con eficacia.

Contextualizando la situación

Cada vez que emites una factura debes escoger el tipo “Contado” o “Crédito”. Cuando se opta por el primer caso, tu cliente no podrá rechazar la factura porque las Facturas de Tipo “Contado” son aquellas que debes emitir EXCLUSIVAMENTE cuando ya te hayan PAGADO EL TOTAL con antelación a la emisión de la factura. Si quieres saber más sobre los riesgos de emitir una factura contado te recomendamos leer nuestro artículo "Facturas al Contado: Ventajas y Peligros".

Por otro lado, en caso de que hayas emitido una factura de tipo “Crédito”, tu cliente tiene 8 días para aceptarla o rechazarla (Acuse de Recibo) , y en caso de que no haga nada, al cabo de los 8 días se considera aceptada (dicen por ahí que el silencio otorga). En el caso de que tu cliente te rechace una factura, normalmente se debe a tres razones.

Antes de continuar, te invitamos a obtener un informe tributario y financiero de tu empresa de manera 100% gratis con nuestro Termómetro Financiero. Obtén un completo reporte con información actualizada de tu negocio y consejos útiles para que puedas mejorar el estado de tu pyme.

CASO 1: “Reclamo al Contenido del Documento”

Este caso se debe a que la factura no tenía toda la información completa o estaba incorrecta. Un ejemplo muy frecuente de esto es cuando tu cliente es una empresa grande y olvidas agregar en las referencias el número de la orden de compra que te hicieron (como dato relevante, te aprovechamos de mencionar que el código de referencia de la orden de compra es 801).

Cuando emites una factura, tu software de facturación incluye toda la información contenida en ella en un archivo XML; esto incluye datos del cliente, fecha, folio, productos, etc. y si le agregas una referencia a una orden de compra, su folio también se incluye en este archivo, el cual es enviado al software de facturación de tu cliente donde él o ella pueden revisar si todos los datos son correctos y completos. Si esto no es así, o si se te olvidó incluir el número de orden de compra, tu cliente no podrá corroborar que le facturaste los mismos productos, cantidades y precios que te solicitó y por ende, procederá a rechazar el documento.

Si tu cliente dice que no le llegó el XML y que por favor se lo envíes revisa este tutorial: “Cómo descargar el XML de una factura electrónica del SII”.

CASO 2: “Reclamo por Falta Parcial o Total de Mercaderías o Servicios”

Este caso corresponde a que tu cliente argumenta que no recibió conforme los productos o servicios. La recomendación en esta situación es tener mucho cuidado en la relación con tus potenciales clientes, prestando especial atención a quiénes le entregas productos o servicios a crédito, ya que solo se puede hacer factoring o cobrar judicialmente una factura que haya sido aceptada mediante "Acuse de Recibo" o "No reclamada en el plazo" (después de 8 días). Es decir, una factura rechazada no se puede cobrar, debido a que es el "Acuse de Recibo" el que otorga el "Mérito Ejecutivo".

CASO 3: Ya te habían pagado

Ten en consideración que si emites una factura a crédito y tu cliente no la rechaza, estará obligado a pagarla (de hecho todo el mundo debería revisar sus facturas de proveedores y rechazar aquellas que no correspondan pero lamentablemente por un tema de tiempo muy pocos lo hacen), acá el tema es que si tu cliente ya te pagó, deberías emitirle una factura contado. Si te preguntas el porqué, pónte en el lado de él/ella. Un proveedor te brinda un servicio y se lo pagas, luego te emite una factura a crédito, pasan los 8 días y ya no la puedes rechazar y luego te emite otra factura igual al contado (esta no se puede rechazar), el resultado es que estás obligado a pagar la factura a crédito.

Recomendaciones

Estar atento(a)

Cada vez que emitas una factura, debes hacer seguimiento durante los primeros 8 días para enterarte a tiempo y ver qué medidas tomar. Ten en cuenta que las empresas grandes normalmente tienen ciclos de pago a proveedores demasiado lentos y pocas veces preocupan de avisarles a sus pymes proveedoras sobre el rechazo, lo cual se traduce en problemas de flujos y falta de liquidez por dineros que nunca van a llegar.

O mejor ¡Activa tus Alertas Tributarias Maxxa TOTALMENTE GRATIS!

Con las Alertas Tributarias Maxxa podrás estar al tanto cada vez que te rechacen una factura, sin necesidad de ingresar al Servicio de Impuestos Internos a revisar tu situación. Nosotros nos encargamos de avisarte, para que puedas tomar acción antes de que sea tarde.

Conclusión

Saber cómo proceder ante el rechazo de una factura es fundamental para cualquier pyme. El rechazo puede darse a partir de tres casos comunes. Uno de ellos es el reclamo referente al contenido del documento. Un segundo caso es el de la falta parcial o total de la mercadería o servicios. Finalmente, el rechazo de factura puede también darse debido a que tu cliente ya te pagó y la factura que debías emitir era una factura al contado y no a crédito. Sea cual sea el caso, queremos apoyarte con nuestra herramienta gratuita Alertas Tributarias Maxxa.

Te invitamos a que te registres y seas uno de las miles de pymes que ya han ahorrado dinero, corrigiendo su situación antes de que sea tarde.