Todos hemos pasado por momentos en la vida en que hemos dicho “Ojalá lo hubiera sabido antes”.  Quizás el título de este artículo suena demasiado alarmista pero cuando uno ve que una Pyme quiebra por algo tan previsible, es necesario gritarlo a los cuatro vientos para que no le pase a nadie más.

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Ahora sí, ¡continuemos!

Hace poco, un cliente que acababa de crear su cuenta gratuita del Software Online de Gestión de Maxxa, nos pide que lo llamemos para consultar sobre una funcionalidad. Afligido, nos cuenta que hace meses una empresa constructora no le pagaba una factura de 8 millones y que estaba a punto de quebrar.

Lo primero que le preguntamos fue: “¿La factura fue emitida al contado o a crédito?” Su respuesta fue un “No sé, tendría que revisar…”. En estos casos nosotros siempre esperamos lo mejor, aunque las estadísticas estaban en nuestra contra. Las facturas ya estaban sincronizadas en el Software de Gestión y al revisar confirmamos lo que temíamos… La factura fue emitida al contado.

Lamentablemente y luego de este golpe tan grande para su empresa, este cliente quebró. Ahora te explicaremos el porqué para que a ti no te pase lo mismo.

Tipos de Facturas en Chile

En Chile se pueden emitir tres tipos de factura o mejor dicho tres “Condiciones de Pago”, estas son; “Contado”, “Crédito” y “Sin Costo”.

La condición de pago más utilizada es “Crédito”, que se utiliza cuando todavía no te pagan, en cambio “Contado” se debe utilizar sólo cuando la factura haya sido pagada en su totalidad antes o al momento de ser emitida. Lo normal es que una empresa que venda servicios emita su mayoría de facturas a crédito, en cambio las empresas de retail emiten facturas al contado porque sus clientes pagan por caja antes de llevarse el producto.

No es extraño ver que las pymes emiten facturas al contado cuando no deberían, el gran riesgo que corren es justamente lo que le pasó a nuestro cliente que nunca le pagaron y que después de agotar todos los medios, igual terminó quebrando.

Por Ley, cuando tú emites una factura “Contado”, significa que tu cliente no te debe absolutamente nada por concepto de esa factura. Lo complicado de esto es que si tu cliente todavía no te ha pagado, nada lo obliga a hacerlo y sólo podrás apelar a su ética profesional, ya que esa factura no se puede protestar ni cobrar judicialmente ni tampoco factorizar, por lo mismo cuando las facturas al contado no tienen cuarta copia cedible. Lo que te conviene en este caso sería hablar con tu cliente, refacturar con la condición “Crédito” y una vez que la factura sea aceptada o no reclamada después de 8 días, simplemente anulas la factura anterior.

Por estas razones, en Maxxa te recomendamos que siempre emitas facturas a “Crédito” y sólo ocupes la opción “Contado” cuando ya tengas la platita en el bolsillo o en tu cuenta corriente, no importa que te paguen con cheque al día, ya que perfectamente ese cheque podría salir protestado por no tener fondos. Así te ahorrarás un montón de problemas, dolores de cabeza y evitarás que afecte a tus finanzas.

Si te quedan dudas técnicas, puedes revisar la Circular N° 35 del 23/06/2017 que regula este tema.

Consejos para una Facturación Segura

A continuación, te ofrecemos algunos consejos prácticos para garantizar una facturación segura y protegida:

Emitir facturas a crédito:

Como se mencionó anteriormente, es recomendable que la mayoría de tus facturas sean emitidas a crédito. Esto te brinda mayor seguridad y control sobre los pagos.

Establecer plazos de pago claros:

Es importante establecer plazos de pago específicos y comunicarlos claramente a tus clientes. De esta manera, evitas ambigüedades y aseguras que los pagos se realicen dentro de los tiempos acordados.

Realizar seguimiento de los pagos:

Mantén un registro actualizado de los pagos recibidos y realiza un seguimiento de aquellos que estén pendientes. Si observas retrasos o incumplimientos, toma medidas oportunas para recordar a tus clientes sobre sus obligaciones de pago.

Para esto te recomendamos nuestro Software de Gestión, ya que desde su versión gratuita de por vida podrás facturar ilimitadamente, notificar las facturas, registrar pagos de clientes, y más. Y si necesitas herramientas más avanzadas de facturación automática y control de flujos, las tenemos para ti a precios justos.

Contar con un sistema de contabilidad confiable:

Utiliza un sistema de contabilidad adecuado para registrar y administrar tus facturas. Esto te ayudará a tener un control preciso de tus finanzas y facilitará el seguimiento de los pagos.

Buscar asesoramiento profesional:

Si tienes dudas o inquietudes sobre la facturación y los términos de pago, no dudes en buscar el asesoramiento de un contador o asesor financiero. Ellos podrán brindarte orientación personalizada

Conclusión

Emitir facturas al contado es un tema delicado que debes tomar con precaución y solo realizarlo en las ocasiones adecuadas, es decir, cuando ya te han pagado por tus productos o servicios. De lo contrario, te recomendamos utilizar las facturas a crédito y así ahorrarte una serie de problemas que pudiesen ocurrir con posterioridad.

Te deseamos el mayor de los éxitos en tu negocio y te invitamos a leer más artículos de nuestro blog y compartirlos con tus conocidos para que así podamos ayudar a más pymes con conocimiento.